Datenschutzerklärung

Allgemein

Als Betreiber dieser Webseite und als Unternehmen kommen wir mit Ihren personenbezogenen Daten in Kontakt. Gemeint sind alle Daten, die etwas über Sie aussagen und mit denen Sie identifiziert werden können. In dieser Datenschutzerklärung möchten wir Ihnen erläutern, in welcher Weise, zu welchem Zweck und auf welcher rechtlichen Grundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

Für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite und in unserem Unternehmen ist verantwortlich:

bo-dent

Horster Str. 367

46240 Bottrop

Telefon: +49 251 518945

E-Mail: info@bo-dent.de

Allgemeine Hinweise

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

An manchen Stellen in dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie lange wir oder die Unternehmen, die Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeiten, Ihre Daten speichern. Fehlt eine solche Angabe, speichern wir Ihre Daten, bis der Zweck der Datenverarbeitung entfällt, Sie der Datenverarbeitung widersprechen oder Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung widerrufen.

Im Falle eines Widerspruchs oder Widerrufs dürfen wir Ihre Daten allerdings weiterverarbeiten, wenn mindestens eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:

• Wir haben zwingende schutzwürdige Gründe für die Fortsetzung der Datenverarbeitung, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen (nur bei Widerspruch gegen die Datenverarbeitung; wenn sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet, können wir keine schutzwürdigen Gründe vorbringen).
• Die Datenverarbeitung ist erforderlich, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen (gilt nicht, wenn sich Ihr Widerspruch gegen Direktwerbung richtet).
• Wir sind gesetzlich verpflichtet, Ihre Daten aufzubewahren.

In diesem Fall löschen wir Ihre Daten, sobald die Voraussetzung(en) entfällt bzw. entfallen.

Ihre Rechte

Widerspruch gegen die Datenverarbeitung

WENN SIE IN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG LESEN, DASS WIR BERECHTIGTE INTERESSEN FÜR DIE VERARBEITUNG IHRER DATEN HABEN UND DIESE DESHALB AUF ART. 6 ABS. 1 SATZ 1 LIT. F) DSGVO STÜTZEN, HABEN SIE NACH ART. 21 DSGVO DAS RECHT, WIDERSPRUCH DAGEGEN EINZULEGEN. DAS GILT AUCH FÜR EIN PROFILING, DAS AUF GRUNDLAGE DER GENANNTEN VORSCHRIFT ERFOLGT. VORAUSSETZUNG IST, DASS SIE GRÜNDE FÜR DEN WIDERSPRUCH ANFÜHREN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN. EINE BEGRÜNDUNG IST NICHT ERFORDERLICH, WENN SICH DER WIDERSPRUCH GEGEN DIE NUTZUNG IHRER DATEN ZUR DIREKTWERBUNG RICHTET.

FOLGE DES WIDERSPRUCHS IST, DASS WIR IHRE DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN DÜRFEN. DAS GILT NUR DANN NICHT, WENN EINE DER FOLGENDEN VORAUSSETZUNGEN VORLIEGT:

• WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN.
• DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN.

DIE AUSNAHMEN GELTEN NICHT, WENN SICH IHR WIDERSPRUCH GEGEN DIREKTWERBUNG RICHTET ODER GEGEN EIN PROFILING, DAS MIT DIESER IN VERBINDUNG STEHT.

Weitere Rechte

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge erfolgen auf der Grundlage Ihrer Einwilligung. Diese erteilen Sie z. B. dadurch, dass Sie bei Online-Formularen ein entsprechendes Häkchen setzen, bevor Sie das Formular versenden, oder indem Sie bestimmte Cookies zulassen, wenn Sie unsere Webseite besuchen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ab dem Zeitpunkt des Widerrufs dürfen wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten. Einzige Ausnahme: Wir sind gesetzlich verpflichtet, die Daten eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Solche Aufbewahrungsfristen gibt es insbesondere im Steuer- und Handelsrecht.

Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verstoßen, haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können sich an eine Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes wenden, an dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat. Das Beschwerderecht besteht neben verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrages automatisiert verarbeiten, müssen wir Ihnen oder einem Dritten in einem gängigen maschinenlesbaren Format aushändigen, wenn Sie das verlangen. An einen anderen Verantwortlichen können wir die Daten nur übertragen, soweit dies technisch möglich ist.

Recht auf Datenauskunft, -löschung und -berichtigung

Sie haben nach Art. 15 DSGVO das Recht, unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen gespeichert haben, wo die Daten herkommen, an wen wir die Daten übermitteln und zu welchem Zweck sie gespeichert werden. Sollten die Daten falsch sein, haben Sie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO dürfen Sie verlangen, dass wir die Daten löschen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

In bestimmten Situationen können Sie nach Art. 18 DSGVO von uns verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken. Die Daten dürfen dann – von der Speicherung abgesehen – nur noch wie folgt verarbeitet werden:

• mit Ihrer Einwilligung
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
• zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person
• aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaates

Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in den folgenden Situationen:

• Sie haben die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestritten und wir benötigen Zeit, um dies zu überprüfen. Hier besteht das Recht für die Dauer der Prüfung.
• Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu Unrecht oder war in der Vergangenheit unrechtmäßig. Hier besteht das Recht alternativ zur Löschung der Daten.
• Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, Sie benötigen sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen. Hier besteht das Recht alternativ zur Löschung der Daten.
• Sie haben Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt und nun müssen Ihre und unsere Interessen gegeneinander abgewogen werden. Hier besteht das Recht, solange das Ergebnis der Abwägung noch nicht feststeht.

Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Server-Log-Dateien protokollieren alle Anfragen und Zugriffe auf unsere Webseite und halten Fehlermeldungen fest. Sie umfassen auch personenbezogene Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse. Diese wird allerdings schon nach kurzer Zeit vom Provider anonymisiert, sodass wir die Daten nicht Ihrer Person zuordnen können. Die Daten werden automatisch von Ihrem Browser an unseren Provider übermittelt.

Wie verarbeiten wir Ihre Daten?

Unser Provider speichert die Server-Log-Dateien, um die Aktivitäten auf unserer Webseite nachvollziehen zu können und Fehler ausfindig zu machen. Die Dateien enthalten die folgenden Daten:

• Browsertyp und -version
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse (ggf. anonymisiert)

Wir führen diese Daten nicht mit anderen Daten zusammen, sondern nutzen sie lediglich für die statistische Auswertung und zur Verbesserung unserer Website.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, dass unsere Webseite fehlerfrei läuft. Auch ist es unser berechtigtes Interesse, einen anonymisierten Überblick über die Zugriffe auf unsere Webseite zu erhalten. Die Datenverarbeitung ist deshalb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO rechtmäßig.

Einsatz eines KI-gestützten Chatassistenten

Wir setzen auf unserer Website einen digitalen Chatassistenten ein, der Nutzerinnen und Nutzern allgemeine Informationen zur Praxis (z. B. Öffnungszeiten, Kontaktmöglichkeiten, organisatorische Hinweise) bereitstellt. Der Chatassistent ersetzt keine medizinische Beratung und führt keine Anamnese, Diagnostik oder Terminvergabe durch.

Technische Bereitstellung

Die Chatfunktion wird technisch bereitgestellt durch:

synMedico GmbH

Wilhelmshöher Allee 300

34131 Kassel

synMedico stellt ausschließlich die technische Infrastruktur bereit und hat keinen Zugriff

auf Inhalte oder Verläufe von Chatkommunikationen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch synMedico finden Sie unter:

https://synmedico.de/datenschutz

Verarbeitung durch Dritte (OpenAI)

Zur Generierung von Chat-Antworten nutzt die Anwendung eine Schnittstelle („API“) zur

KI-Plattform von:

OpenAI, Inc.

3180 18th Street

San Francisco, CA 94110, USA

Die Inhalte Ihrer Texteingaben im Chat werden an OpenAI übermittelt und dort verarbeitet, um eine passende Antwort zu erzeugen. OpenAI speichert diese Inhalte ggf. temporär zur technischen Bereitstellung. Eine Verwendung dieser Daten zum Training der Modelle erfolgt nicht. Die Übermittlung von Daten an OpenAI in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art.44ff. DSGVO zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus.Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenAI finden Sie unter:

https://openai.com/privacy

Details zur Verarbeitung im Rahmen der API-Nutzung finden Sie unter:

https://platform.openai.com/docs/guides/your-data

Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen der Chatnutzung werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten verarbeitet, es sei denn, Sie geben diese freiwillig ein.

Verarbeitet werden:

• vom Nutzer eingegebene Freitexte (z. B. organisatorische Fragen)

• systemseitig generierte Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Thread-ID)

Sofern Sie freiwillig personenbezogene Angaben (z. B. Name, Telefonnummer,

Gesundheitsinformationen) in den Chat eingeben, können diese technisch erfasst und

verarbeitet werden – sie sind jedoch nicht erforderlich und werden ausdrücklich nicht

abgefragt. Bitte geben Sie keine sensiblen oder medizinischen Informationen im Chat

ein.

Zweck der Verarbeitung

• Bereitstellung praxisbezogener Informationen

• Verbesserung der Erreichbarkeit und Nutzerfreundlichkeit

• Vorqualifizierung für weiterführende Kontaktaufnahme

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1

lit. a DSGVO.

Sofern Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten)

angeben, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen

Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Speicherdauer

Die Praxis speichert Chatdaten nicht dauerhaft. Inhalte werden lediglich temporär

verarbeitet, um eine unmittelbare Antwort zu generieren sowie zur Wiederherstellung

und Fortführung des Gesprächsverlaufs über mehrere Sitzungen hinweg.

Hierzu wird auf Ihrem Endgerät ein Cookie mit einer sogenannten Thread-ID gesetzt.

Diese ermöglicht es, den bisherigen Chatverlauf bei erneutem Aufruf der Seite

wiederherzustellen. Die Laufzeit dieses Cookies beträgt 30 Tage. Der zugehörige Verlauf

wird serverseitig entsprechend vorgehalten und automatisch gelöscht, wenn er nicht

mehr benötigt wird oder die Thread-ID abläuft. Eine darüber hinausgehende

Speicherung durch die Praxis erfolgt nicht.

OpenAI kann im Rahmen des Missbrauchsmonitorings („Abuse Monitoring“) Logs

erstellen. Diese Logs können Inhalte (Prompts und Antworten) sowie abgeleitete

Metadaten enthalten. Standardmäßig werden diese Logs für bis zu 30 Tage gespeichert,

es sei denn, gesetzliche Verpflichtungen erfordern eine längere Aufbewahrung.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter:

https://platform.openai.com/docs/guides/your-dataEmpfänger der Daten

• OpenAI, Inc. (USA) – Sprachverarbeitung

• synMedico GmbH – technischer Systemanbieter (ohne Zugriff auf Inhalte)

Herkunft der Daten

Die Daten werden ausschließlich direkt bei Ihnen im Rahmen der Nutzung des Chats

erhoben. Es erfolgt keine Erhebung über Dritte.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung im Sinne von

Art. 22 DSGVO statt.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Hinweis zu Cookie-Consent-Tools

Je nach technischer und rechtlicher Auslegung Ihrer Website empfehlen wir:

• die Einbindung des Widgets erst nach Zustimmung über ein Consent-Banner

• oder eine manuelle Aktivierung über einen Button, z. B. „Assistent starten“

Bitte stimmen Sie das Vorgehen ggf. mit Ihrer Webagentur oder

Datenschutzbeauftragten ab.

Wenn das ::ORA Widget nicht angezeigt wird

Wenn das ::ORA Widget nicht wie gewünscht eingeblendet wird, prüfen Sie bitte

folgendes:

• Nach der Einbindung des Scripts ggf. Browser-Cache und Cookies löschen.

• Wenn ein Caching-Plugin installiert ist (z. B. WP Rocket), auch hier den Page-

Cache leeren.

• Falls die Website so eingestellt ist, dass Scripts durch ein Plugin minimiert

(minifiziert) werden, muss das ::ORA-Script ggf. als Ausnahme hinzugefügt

werden.